2012年档案整理工作总结报告

2012年档案整理工作总结报告

关于2011年档案整理工作的报告

公司领导:

在一个月(6月份)时间内,综合管理部组织完成了2011年文件整理、归档工作。从总体上看,公司档案管理工作取得一定成绩,也暴露出一些问题。现报告如下:

一、关键行动举措(一)巩固观念、达成共识

由于3-5月份工作重点在宣传画册上,综合管理部虽多次向各部门负责人及兼职档案整理人员提及与要求过,但迟迟未见行动。主要根源是相关人员的观念与认同感存在偏差,后经公司高层在会议中反复强调,综合管理部全程跟踪、督促,以身作则,宣导档案整理工作的重要性和必要性,逐渐达成共识。

(二)层级负责制、全员参与

形成公司高层重视,综合管理部主抓,各部门负责人协助,兼职档案管理员落实的层级负责制。过程中,重在全员参与,整理、筛选、分类2011年工作中的文件资料。(三)参照规范、认真完成

同往年一样,依然以《企业档案工作规范》为工作守则,对照执行。涵盖文件收集、整理、分类、编目、扫描、入盒、上架的工作流程,逐步完成。共整理出989件。其中,永久262件,长期395件,短期332件。

最终将目录添加进Excel档案查询表格,方便及时查找。如下表:分类类别明细账合同:141件一经营决策经营决策:36件物资管理:13件营销管理:105件二

按保管期限分类永久:141件长期:36件短期:118件永久:108件长期:96件生产管理220件

短期:16件50件三行政管理活性剂项目组:59件四五科研档案设备仪器研发中心:41件17件车辆管理:8件工作简报:17件六独立成卷会议管理:2件网络发文:131件项目申报:149件七

二、今年较往年取得的明显进步

(一)在综合管理部深入交流和示范带动下,各部门兼职档案整理人员工作能力有提升。

(二)巩固、强调层级管理的责任制度。(三)文件鉴定、分类水平有改进。(四)重视执行档案文件借阅与归还制度。

三、工作中存在的问题

(一)员工平时收集、保存文件意识淡薄,工作中形成的文件或办理完毕的文件未随时存放或收集,随意放置,无法查找,影响了档案总体质量。(二)随着工作开展,涉及到文件资料越多、分类越细、部门越多,文件资料鉴定、分类、编目等专业性要求更高,工作能力仍需提升。

会计档案会计凭证44盒,会计账簿5册,会计报表5本永久:6件长期:11件短期:33件永久:7件长期:77件短期:16件长期:17件长期:158件短期:149件

(三)部门负责人对档案管理的认同度不够。

四、下半年档案工作的方向

(一)档案业务知识的学习和外出实地考察

组织全员学习《企业档案工作规范》,知晓哪些文件属于档案归档范围;组织各部门相关兼职档案管理人员分别学习科技档案、人事档案、工程档案、文书档案的规范;联系到规范运行的档案室,组织外出考察学习。(二)档案管理体制的健全

重点思考档案接纳、借出、归还、鉴定、销毁制度;做好档案柜日常管理。

(三)提高档案资料的使用价值

将档案文件同公司大事记的撰写工作结合起来,提供尽可能的帮助。同时,注意文件资料的借出和归还手续,保持档案文件的完整性。(四)执行档案文件不定期检查制度

不定期检查档案柜文件的安全,存放的位置,文件盒内资料的完整性。根据实际,提出完善意见和建议。特此报告

综合管理部二○一二年七月十三日

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2012年档案整理工作总结报告

档案整理工作已接近尾声,现从以下四方面对自己工作做总结汇报:一、近两个月来做了哪些工作

二、在整理过程中存在哪些问题,是如何解决的

三、分析问题产生的原因,探索人事档案工作将来如何开展四、本次档案整理工作的意义

从2011年3月1日来总部报到,至今已历时50天时间,期间在张志英同志的倾力协助、支持、关心下,我们把公司本部人员、漳电分公司、河津分公司、宁夏、华泽等单位副处以上人员的档案共计72本进行了审核、补充、整理归档。

同时,对其它单位的档案管理人员进行了培训、指导、具体帮带、辅助整理等工作。受培训人员达10多人,培训时间贯穿整个整理过程,随来随培训。

在整理过程中,每份档案都有不同程度的缺短材料,我们补充完善了1200多份材料,复印800多件原件,补做《干部任免审批表》400多份,在作表时查找相关文件资料400多件,补盖公章1200多个。(审批表、复印件需加盖公章,张工亲自多次去北京或到原单位补盖,或找人顺带等等,千方百计做这些工作)。

在补充完善了归档材料后,通过准确分类、裁剪修补、认真书写分类号和页码,打印目录、整齐装订,使近80份档案完美上架。一份档案,不经过10次以上的反复是上不了架的,我们就利用周末或晚上加班,使工作时间有了保障。在整理过程中发现存在共性的问题有以下7个方面:1、年龄出现多个版本,随意更改;2、姓名随意更改,多用同音字;

3、《干部履历表》多年不填写,填写了的缺照片,缺本人签字,缺机关盖章,不规范;

4、在应审计的岗位上工作过的干部,没有审计报告或结论性的审计材料(普遍没有归档);

5、挂职人员、培训人员、出国人员所需的鉴定、成绩、审查表等普遍缺少归档;6、受奖干部缺少登记表、审批表,只是提供了奖状复印件;

7、《干部任免审批表》缺的程度很严重,有的干部已是副处甚至以上,竟没有一张任免表,有的离开原来单位十多年了,职位多次变动,任免表还停留在原单位仅有的几张。

对以上存在的问题我们是怎么解决的?

①、对年龄的确认,我们依据档案里最早出现年龄的那份材料(一般是《入团志愿书》),再参考本人身份证,如若相差不过2个月,就与其身份证保持一致,尽量不给其以后的生活造成麻烦。对于相差一年或两年的,严格依据最早的那份材料来确认。

②、对姓名中出现多音字的,请其出示更改姓名证明,或不曾更改的,只是自己随意写,就在档案目录前填写《档案中存在的问题》。

③、对于《干部履历表》短缺的,已无法重新组织填写的,只能成为遗憾。缺照片、本人签字的,我们尽量找本人索要相近时代的照片补贴上去,需补盖审查机关公章的,去原单位补盖。并指导规范填写新的履历表。

④、对参加过培训,受过奖励的人员索要培训证书、奖状等原件进行复印,并对复印件加盖人资部公章,填写复印人姓名。

⑤、对《干部任免审批表》的补做,我们在人资及党群部门配合下,查找当年的文件,依据其文号、时间、任免内容,并查找出本人的简历,重新制作相应的任免表,并补盖相关部门的公章。

总上所述问题,分析存在的原因有以下几方面:

①、出生日期的前后不一致,有阴阳历、采用虚岁等不同习惯造成的,也有笔误,也有个人为满足入学、参军或参加工作所必须的年龄条件而有意所为。

②、姓名出现同音字,是历史原因造成的,在没有居民身份证的年代,人们对自己的名字随意换用与其同音的字,总之,没有确定名字的观念和意识。

③、对于《干部履历表》的缺失及不规范、审计报告、培训成绩、鉴定表、奖励人员登记表、出国人员审查表、干部任免审批表等等材料的缺失,我认为主要原因在于人事档案管理部门没有及时组织填写、收集归档所造成的。

为什么这么说呢?因为一般员工、干部不了解人事档案,没有归档的意识。那么及时收集归档是人事档案管理人员责无旁贷的工作。

然而目前的现状是,各单位人事档案都是兼职,没有时间精力来分管这块,而且这块的制度也不健全,以致造成不能对应归档的材料及时、完整归档,使人事档案杂乱无章地尘封在铁皮柜里,多年无人问津。

我们在整理档案的过程中,感到最费时、费力的就是补充、收集缺的材料,一旦材料齐全,那整理工作就是既快又轻松的。

针对存在这么多的问题及目前人事档案工作的现状,我有以下不成熟的想法及建议:

1、首先设岗,设专人负责人事档案管理工作,制定、完善档案的收集、归档、整理制度;

2、档案管理人员组织员工、干部开展讲座,提高大家的归档意,变被动为主动;3、管理人员跟踪、收集,形成网络管理,比如在人资登记的参加培训人员,参加资格、职称考试人员、出国人员、受奖励人员,档案人员要首先获取这些人员的名单,然后跟踪,一一收集归档,这样就不会有纰漏。(订制度:参加以上的人员必须及时上交相关资料,且与报销差旅挂钩等)。

如果档案管理部门能按制度及时收集应该归档的材料,而且广大员工、干部都具备了归档的知识及意识,那出现缺失的档案材料的几率就会大大降低,甚至不会出现这样的情况。

通过这次档案整理,以及对各分公司档案人员的培训,使公司本部及各分公司的档案整理工作全面展开,把以往尘封多年的档案进行了审核、补充、整理,使遗留的所有问题得到了全面解决,从中找到了存在的问题,总结经验教训,为以后人事档案工作步入正轨,打下坚实基础!

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